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當業(yè)務的數(shù)字化程度變高了，組織內(nèi)部的效率是不是真的會變高呢？怎樣讓真正重要的信息在組織里通暢地流轉(zhuǎn)？如何讓員工接收到真正重要的信息？在中歐預見演說論壇上，明略科技集團副總裁任佩禹分享了明略科技自己的組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐。

在各位企業(yè)管理者的組織內(nèi)部，一定或多或少在推進一些數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目。但大家有沒有思考過，當業(yè)務的數(shù)字化程度變高了，組織內(nèi)部的效率是不是就會變高呢？

我是一個非典型的HR，在今年之前，我做了十幾年的數(shù)字營銷和企業(yè)信息化。轉(zhuǎn)型到HR后，我會更關注在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，組織的目標、激勵政策還有企業(yè)文化等等，怎樣適配整個業(yè)務的數(shù)字化？帶著這個問題，我們分析了一下自己的企業(yè)。

業(yè)務的數(shù)字化程度高了，但信息傳遞卻不一定更有效率，問題出在哪里？

第一，我們總說客戶反饋很重要，但真正把客戶反饋信息當成一個信息流的話，我們回想一下，它是真的暢通無損的嗎？

我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)這樣的問題，客戶需求過來之后，企業(yè)內(nèi)部有不同的部門去完成，但往往會出現(xiàn)一種情況，研發(fā)認為自己的產(chǎn)品“天下第一”，銷售沒有介紹好；但銷售認為研發(fā)的產(chǎn)品沒有賣點，所以客戶不買。

這就是第一個問題——信息橫向傳遞不通。這中間就是對不上，管理者相信哪一邊？怎樣去做信息衰減的判斷？

第二，疫情期間我們都在線上辦公，所有內(nèi)部溝通都是數(shù)字化的，員工幾乎是“徜徉在信息的海洋里”。我們內(nèi)部常常有句話是：“沒有什么是拉一個群解決不了的，如果有，就拉兩個”。

但是，微信群越拉越多，其實有很多失焦的可能性。這就是第二個問題——信息過載。對管理者來說，你辛苦寫的戰(zhàn)略郵件傳遞到一線員工那兒，他會看多少、又會吸收多少呢？

第三，在我們公司，有26%員工是95后，他們是互聯(lián)網(wǎng)的原住民，跟我們的信息差其實是非常小的。我做HR的時候曾經(jīng)跟一個年輕員工聊天，他跟我說：“我的老板可能也就是比我知道的信息多了一些，他參加了和CEO直面的會，如果讓我直接有機會跟CEO直接對話，我也能做他的判斷，我也能坐我老板的位置。”

在大企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)一類中層管理者，他們自己已經(jīng)不產(chǎn)出價值和能量，僅僅靠著信息差去向下管理團隊。這就是第三個問題——信息不平權。從另一個角度來說，數(shù)字化就是信息平權的過程。

以上這些說明了什么？其實，我們對于員工接收到的信息，以及組織內(nèi)部的信息傳遞，是遠沒有我們管理客戶信息那么上心的。雖然業(yè)務數(shù)字化程度高了，但信息的傳遞不一定更有效率了。企業(yè)如今層級匯報的結構，可能已經(jīng)不太能支撐業(yè)務逐漸數(shù)字化之后的溝通形態(tài)了。

所以我們一直在思考這些問題：

當企業(yè)數(shù)字化程度越來越高，怎樣讓真正重要的信息在組織里通暢地流轉(zhuǎn)？如何讓員工接收到真正重要的信息？隨著信息越來越多，到底管什么、怎么管，才能讓組織數(shù)字化后真正提高效能？

管理內(nèi)部溝通的信息流，意味著管理我們的時間，找到信息流轉(zhuǎn)的痛點

我們認為，正是內(nèi)部信息流的傳遞，造就了不同的企業(yè)文化。

明略科技是一家為大型組織提供營銷和運營數(shù)字化的公司，那么，我們能不能把為客戶提供的數(shù)字化服務應用到組織內(nèi)部，去識別內(nèi)部溝通的痛點，幫助員工去管理自己的時間，管理企業(yè)的信息流，讓我們組織本身也變得數(shù)字化起來？

帶著這個目的，我們復盤了一下自己內(nèi)部的信息流。

隨著技術的發(fā)展，從信息化時代、數(shù)字化時代到智能化時代，組織內(nèi)部可被記錄、被分析的數(shù)據(jù)越來越多。當業(yè)務數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)已經(jīng)都能夠?qū)崿F(xiàn)線上化，我們花費更多時間的是內(nèi)部溝通，包括會議、討論等各種線上溝通。信息呈現(xiàn)從“完成了多少工作”、“產(chǎn)生了多少績效”，發(fā)展到能夠凸顯出一些隱性信息，即“通過怎樣的方式去完成工作的”。

但我們現(xiàn)在信息流的流向其實還是金字塔結構，戰(zhàn)略從上向下、層層傳遞，匯報信息從下向上、層層匯報。可是，一線員工才是真正服務客戶的對外觸角。但如今掌握信息的人在最上面，行動的人在最下面，這種層級的信息傳遞結構其實是不合理的。有研究表明，層層向下的信息傳遞，每一級大概能衰減40%左右。

那我們是不是可以把這個結構轉(zhuǎn)過來，讓高層的管理者把自己的信息吐出來，去滋養(yǎng)我們一線的員工，讓他們成為超級個體，更好地服務客戶？

歷史學大佬大衛(wèi)·克里斯蒂安說，人類社會發(fā)展的核心元素永遠是兩個：能量和信息。通過改變能量和信息獲取方式，能夠讓世界發(fā)展和進化。組織也是一樣，我們認為，企業(yè)數(shù)字化管理的關鍵，就是有意識地改變企業(yè)內(nèi)部的信息流，以員工為中心設計信息流，從而使組織得到進化。對員工的最大賦能，來自于信息的賦能。

再進一步講，當所有的信息都數(shù)字化，組織的形態(tài)是不是會發(fā)生一些變化？去中心化的組織是不是有可能的？帶著這個目的，我們做了一系列管理和技術的融合嘗試。

首先，如果要實現(xiàn)組織的數(shù)字化，那首先要從組織里的每一個人開始，也就是每個員工。我們可以讓員工知道自己的時間都花在哪兒了。

以我舉例，當把我的郵件、日程、溝通記錄這些信息錄入到系統(tǒng)中，可以看到我花在每一類工作的時間，然后和《哈佛商業(yè)評論》中《CEO如何管理時間》這篇文章提到的數(shù)據(jù)做對比。我們能看到其中顯著的兩項不同，我在戰(zhàn)略上花的時間是10%，而頂級CEO是21%；在經(jīng)營計劃上我花的時間是20%，頂級CEO只花4%。

與優(yōu)秀的CEO相比，我花了太多時間在經(jīng)營細節(jié)，太少時間放在戰(zhàn)略上，我需要調(diào)整自己的信息源和時間分配。所以，我們在處理什么樣的信息，意味著我們選擇性處理了什么樣的事務。那么不同層級的管理者都可以用信息化呈現(xiàn)的時間分配，來分析和校正自己的行為，以便更符合自己當前職位的需要。雖然我不是 CEO，但我也可以通過這個對比矯正我的行為。

為了嘗試去做組織的數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)，我們還選用了一個團隊，在大家知情且脫敏的情況下采用部分對話流數(shù)據(jù)。

左圖是我們經(jīng)常看到的組織架構圖層級的結構，但這是表面的形態(tài)，當我們把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之后，真正的溝通形態(tài)呈現(xiàn)的是一個以我為中心網(wǎng)狀結構。我們可以看到，我所在組織的單點溝通的風險是非常大的，并沒有形成一個良好的去中心化的網(wǎng)絡形式。

有了溝通網(wǎng)絡數(shù)據(jù)后，我們也發(fā)現(xiàn)了信息傳遞的問題，看到市場的評價是如何經(jīng)過層層轉(zhuǎn)述而大事化小、埋下隱患的。

如何改變公司內(nèi)部信息流？我們?nèi)∠藛T工向上的工作匯報，并向全員公開所有人的周報

如何去改變公司內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)？我們選來選去，選擇了工作匯報這條重要的信息流，因為這是每天都要發(fā)生的事情。我們開發(fā)了自己的匯報應用，并針對匯報流做了如下嘗試：

第一，我們?nèi)∠艘痪€同學們的匯報，同時要求管理者給自己的團隊寫周報。

我們認為，周報只能寫自己做的事情，團隊領導不要寫團隊做的事情，他自己應該作為獨立的貢獻者存在。現(xiàn)在一些大公司往往存在一類中層管理者，他們已經(jīng)成為信息的黑洞。我們希望，管理者作為一個集信息大成者，應該把自己獲取的外部信息貢獻出來服務整個團隊。

第二，在所有匯報中，我們?yōu)榭蛻舴答伌蛟炝艘粭l單獨的信息流通道。

怎樣能讓客戶的反饋擊穿我們的“部門墻”直達組織內(nèi)部？我們嘗試設計了“客戶心聲”這個版塊，所有人必填，逼迫大家重視客戶反饋的透傳。

第三，嘗試為員工提供最全面的全局性信息。等級森嚴的傳遞路徑已經(jīng)不適合當下的環(huán)境，我們經(jīng)過反復的內(nèi)部討論，選擇了一個略微極端的方式，那就是全員公開，剛?cè)肼毜耐瑢W如果想看，也可以看到董事長的周報。同時設有評論空間，鼓勵大家針對于每一條信息去做及時的反饋，這樣能讓整個內(nèi)部信息流以工作匯報為主線，變得更加開放、透明。

我們通過設計上述機制，嘗試讓信息在企業(yè)內(nèi)部更通暢地上下流轉(zhuǎn)，不阻塞在某一個人或者團隊身上。但這樣也肯定會面臨信息過載的情況，怎樣幫員工減輕注意力負擔？我們想起了以算法做信息推送的各類APP，那組織內(nèi)部是不是也可以這樣做?

于是，我們依托于知識圖譜技術制作了企業(yè)內(nèi)部的“信息頭條”。比如公司發(fā)布了新戰(zhàn)略，全員都會收到戰(zhàn)略解讀的信息，如果不打開，就反復推給我們直到打開為止。即用瀑布流的方式讓信息去找人，而不是人找信息，從而縮短人和信息之間的距離。

同時，我們還可以主動關注一些話題，淘汰掉一些不太需要關注的信息，減少信息過載。比如我可以訂閱一個產(chǎn)品的話題，提到這個話題的內(nèi)部工作匯報、會議紀要或者客戶對產(chǎn)品的直接反饋，都會推送給我。

第四，提供工具，做全員的知識共創(chuàng)。

信息穿堂過，但知識需要留在公司，怎么留？我們嘗試把一套給客戶用的知識圖譜編輯軟件應用在公司內(nèi)部，所有員工都可以編輯內(nèi)部的所有信息。

比如一位銷售今天見了某個客戶，可能在公司內(nèi)部，某個與該業(yè)務相關的員工就知道這個客戶的信息，或者怎樣去解決客戶的問題，在一定的權限范圍內(nèi)，他們就可以共同編輯一張知識圖譜，這樣不僅讓信息能流動起來，極大縮短了信息發(fā)布和信息共創(chuàng)的時間，還能沉淀、轉(zhuǎn)化為組織的知識，讓組織在信息的喂養(yǎng)下更加強大。

數(shù)據(jù)的力量改變了什么？數(shù)據(jù)面前人人平等，數(shù)據(jù)最終可以創(chuàng)造信任

在這個過程中，我們也發(fā)現(xiàn)了很多有意思的事例。比如市場部一位同學，平常給人的感覺是低調(diào)靦腆，在做PPT匯報上優(yōu)勢并不明顯。但當我們把她在組織內(nèi)部的溝通數(shù)據(jù)拿出來看，會發(fā)現(xiàn)她在很多溝通網(wǎng)絡里處于絕對核心，同時她還往公司知識庫里貢獻了非常多的知識。

數(shù)據(jù)是真實的，這些數(shù)據(jù)可以讓組織里那些勤勤懇懇、可能不太會哭的孩子們凸顯出來，這也是這次實踐的價值之一。

在這個VUCA的時代，外部世界在不斷變化，我們認為，在技術的加持下讓每個員工變成超級個體，才能更抵御不確定性的風險。組織本身要通過信息流的管理去賦能強個體，構建一些簡單的規(guī)則，讓這些強個體最終能形成一個強大的組織，也能讓我們的公司在多變的商業(yè)時代活得更久。

雖然我現(xiàn)在是HR，但依然是一位數(shù)據(jù)工作者。我認為，全面數(shù)字化是歷史發(fā)展的必然趨勢，我相信，數(shù)據(jù)最終能夠創(chuàng)造信任，在數(shù)據(jù)面前人人平等。理想中的組織，是能夠被測量、被優(yōu)化的，信息的產(chǎn)生、消耗和分發(fā)，會如溪流般清澈而通暢，也能讓真正優(yōu)秀的員工涌現(xiàn)出來。我們相信，那一天終將到來！

轉(zhuǎn)載自中歐北京

編輯 | 邊曉璇

本文根據(jù)任佩禹在中歐預見新銳演說論壇上的演講整理而成，經(jīng)本人確認發(fā)布。